Die Unterlagen Ihres Lebens und wo man sie findet

Lange nicht gesehen, lieber Impfpass

Während der Pandemie wurde ganz plötzlich ein Dokument wichtig, das ich zum letzten Mal im Kindesalter gesehen hatte: Der Impfpass. Wussten Sie sofort, wo sich Ihrer befand? Meine verzweifelte Suche nach dem gelben Heftchen fand schließlich in 60 km Entfernung ein Ende. Der Impfpass befand sich im elterlichen Heimbüro, eingebettet in einen großen Leitz Ordner mit der Aufschrift „Arzt und Gesundheit bis 2002“. Da hätte ich in meiner eigenen Wohnung lange suchen können.

Welche persönlichen Dokumente sollte man haben?

Heute weiß ich, wo mein Impfpass ist und könnte ihn bei Bedarf sehr schnell hervorholen. Aber: Welche Dokumente sind denn eigentlich wirklich wichtig?

Geburtsurkunde

Lange bevor an einen Reisepass oder einen Personalausweis gedacht wird, erhalten die stolzen Eltern neugeborener Kinder eine Geburtsurkunde für den Nachwuchs.

• Die Geburtsurkunde enthält Geburtstag und -Ort, gemeinsam mit Namen, Geschlecht und den Namen der Eltern. Sie wird meist in der Jugend wieder wichtig, wenn zum ersten Mal der eigene Ausweis oder Reisepass beantragt wird.

Das Standesamt unterzeichnet jede Geburtsurkunde, das Originaldokument sollte also sorgfältig aufbewahrt werden. Sie ist, Unterlagen des Krankenhauses der Geburt eventuell ausgenommen, das erste richtige Dokument, das sicher in einem ersten Ordner für das Kind aufbewahrt werden sollte.

Personalausweis und Reisepass

Der Geburtsurkunde folgen zwei beinahe selbsterklärende Dokumente:

• Der deutsche Personalausweis gilt in allen EU-Staaten als wichtigster Nachweis über die eigene Identität.

Er kommt heutzutage im Kreditkartenformat daher und nimmt nicht viel Platz weg; er kann im Geldbeutel mitgeführt werden.

• Wer in Nicht-EU-Staaten reist, der braucht einen Reisepass. Der Reisepass ist größer als der Personalausweis und hat die Form eines kleinen „Heftchens“.

Führen Sie ihn im Urlaub außerhalb der EU stets mit sich oder bewahren Sie ihn sicher in einem Safe in Ihrer Unterkunft auf. Zuhause ist Ihr Reisepass am besten in einer Schublade mit anderen Dingen, die Sie auf Reisen mitnehmen, aufgehoben.

Führerschein und Zulassungsbescheinigung Teil I und II

• Diese beiden Dokumente zusammen ergeben das, was Verkehrspolizisten meinen, wenn sie „die Papiere bitte“, sagen.

Ihr Führerschein passt meist gemeinsam mit dem Personalausweis in den Geldbeutel oder in eine Smartphone-Hülle, die Kartenschlitze mitbringt. Zu jedem in Deutschland zugelassenen Auto gehört die Zulassungsbescheinigung. Sie besteht aus zwei Teilen.

• Der erste Teil, der Fahrzeugschein, enthält wichtige Informationen über Ihr Auto. Er sollte im Handschuhfach des Autos, zu dem er gehört, aufbewahrt werden.
• Der Fahrzeugbrief genannte zweite Teil hingegen zeigt an, wer der Halter des eingetragenen Fahrzeugs ist – Eigentümer und Halter sind schließlich nicht automatisch identisch. Der Fahrzeugbrief sollte nicht im Auto aufbewahrt werden. Meiner ist im selben Ordner abgeheftet, in dem ich alles über mein Auto sammle: Kaufvertrag, Schreiben von der Zulassungsbehörde, etc.

Impfpass

Kommen wir zu dem Dokument, das diesen Beitrag inspirierte.

• Wer wie ich seit der weltweiten Pandemie nun endlich selbst auf seinen Impfpass aufpassen darf, sollte wirklich gut darauf Acht geben: Nur hier sind alle Impfungen unseres Lebens festgehalten. Der Impfpass ist sogar international anerkannt.

Bewahren Sie ihn am besten dort auf, wo Sie alle anderen wichtigen Gesundheitsunterlagen aufbewahren. Zeigen Sie ihn ruhig mal wieder bei Ihrer Hausärztin oder -Arzt vor: Oft wird es Zeit, eine bestimmte Impfung auffrischen zu lassen. Erst recht vor Reisen.

Steueridentifikationsnummer „Steuer-ID“ und Sozialversicherungsnummer

Die Steuer-ID ist elf Ziffern lang. Sie finden diese für jeden Bürger individuelle Nummer auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung oder dem Einkommensbescheid.

• Wer noch keinem Beruf nachgegangen ist, kann die Steueridentifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern über ein Eingabeformular anfordern. Sie wird Neugeborenen allerdings seit einer gewissen Zeit auch automatisch zugeschickt. Wer seine Gehaltszettel und die Lohnsteuerbescheinigung aufhebt (empfiehlt sich sowieso für die Steuererklärung), der hat auch seine Steuer-ID automatisch griffbereit.

Die Steuer-ID bleibt auch bei einer Namensänderung oder einem Umzug gültig und ändert sich nicht. Das hat Sie mit der zwölfstelligen Sozialversicherungsnummer (auch Rentenversicherungsnummer genannt) gemeinsam. Sie wird schon mit der Geburt vergeben.

• Sie hilft, Personen im Sozialversicherungssystem zu identifizieren. Das ist notwendig, wenn Sie beispielsweise einmal Arbeitslosengeld beantragen müssen. Sie finden die Sozialversicherungsnummer ebenso wie die Steuer-ID auf Ihrem Gehaltsnachweis, manchmal mit „RV-Nr.“ oder ähnlich abgekürzt.

Bewahren Sie beide Nummern im besten Fall gemeinsam auf. Wer sie schnell zur Hand haben möchte, der muss nur einen Blick auf den letzten Gehaltsnachweis werfen.

Zeugnisse

Mein Bildungsweg hat mich in Haupt-, Real- und Berufsschulen, dann in Berufskollegs und schließlich doch noch in Fachhochschulen geführt.

• Das Ergebnis ist ein Stapel an Zeugnissen, mit denen ich meine Leistung nachweisen kann.

Zeugnisse sollten im besten Fall in einem gemeinsamen Ordner aufbewahrt werden, getrennt nach ihrer Relevanz. Nach dem Zeugnis der siebten Klasse kräht heute kein Hahn mehr, aber der eine wichtige Praktikumsnachweis aus dem Studium sollte definitiv nicht fehlen. Ich empfehle, zwei verschiedene Ordner zu führen: Einen mit den Zeugnissen aus der Schul- und Studienzeit und einen mit allen anderen erlangten Qualifikationen.

Patientenverfügung

Wer darf in einer medizinischen Notsituation über Ihr Leben entscheiden?

• Eine Patientenverfügung ist mit Sicherheit kein Dokument, das leichten Herzens aufgesetzt wird, aber in einer alternden Gesellschaft wird sie wichtiger und wichtiger – auch für junge Menschen.

Bewahren Sie Ihre Patientenverfügung am besten in einer eigenen Notfallmappe auf und beachten Sie unseren weiter unten stehenden Tipp, Angehörige über deren Aufbewahrungsort zu informieren.

Noch ein Tipp: Kunden unserer Rechtsschutzversicherung können sich bei der Erstellung einer Patientenverfügung kostenfrei unterstützen lassen.

Organspendeausweis

• Ich habe einen Organspendeausweis und gehöre zu den Leuten, die fast alle ihre Organe im Ernstfall spenden würden.

Sollten Sie ebenfalls Organspender sein, führen Sie dieses lebensrettende Dokument am besten im Geldbeutel mit sich. Der Ausweis hat Kreditkartenformat, ist aber dünner und nimmt kaum Platz weg.

Testament

Der letzte Wille ist ein wichtiges Dokument, das im besten Falle notariell beglaubigt werden sollte.

• In Ihrem Testament halten Sie erbrechtliche Verfügungen fest. Das beginnt bei der Entscheidung für oder gegen diese oder jene Erben, geht über individuelle Auflagen des Erbes, bis hin zu „Teilungsanordnungen“ und mehr.

Ihr Testament sollte, ähnlich wie die Patientenverfügung, in einer Notfallmappe verwahrt werden. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Menschen in Ihrem Leben den Aufbewahrungsort kennen. Der denkbar unglücklichste Fall wäre, dass Ihr Testament nicht oder zu spät gefunden wird.

Wichtige persönliche Dokumente: Drei Tipps für einen Überblick

Um im Ernstfall schnell auf Ihre Dokumente zugreifen zu können, ist gute Organisation entscheidend. Hier sind einige Tipps, die Ordnung in den Blätterwald bringen können.

Tipp #1: Wichtige Dokumente kategorisieren

Teilen Sie Ihre Dokumente in Kategorien ein, zum Beispiel: Persönliche Unterlagen, Versicherungen, Finanzen und Gesundheit. So behalten Sie den Überblick.

Tipp #2: Sichere Aufbewahrung und digitale Kopien

Bewahren Sie Ihre wichtigsten Dokumente an einem sicheren Ort auf, idealerweise in einem feuerfesten Safe. Digitale Kopien können zusätzlich auf einer externen Festplatte gespeichert werden.

Tipp #3: Notfallmappe erstellen und Angehörige informieren

Stellen Sie eine Notfallmappe zusammen, die alle wichtigen Informationen enthält. Diese sollte leicht zugänglich sein und im Ernstfall schnell mitgenommen werden können. Informieren Sie Ihre Angehörigen darüber, wo wichtige Dokumente aufbewahrt werden. So können sie im Notfall schnell handeln.

Fazit: Hier ist Ordnung wirklich das halbe Leben

Albert Einstein wird eine ganze Reihe von Weisheiten und Aussprüchen zugeschrieben. Einer davon: „Nur ein Dummer räumt auf, ein Genie beherrscht das Chaos.“ Wichtige Dokumente kann der berühmte Physiker damit nicht gemeint haben, denn wer hier Ordnung schafft, der ist im Ernstfall keinesfalls der (oder die) Dumme.

Wussten Sie eigentlich, dass wichtige Dokumente in Ihrer Hausratversicherung der Württembergischen vor den finanziellen Folgen vieler Schäden geschützt sind?

Der Autor: Johannes Traub

Johannes Traub arbeitet seit Juni 2019 bei der Württembergischen Versicherung und kümmert sich um alles, was sich Content nennen darf. Mit seiner Erfahrung in den Bereichen Gesundheitsmanagement, Marketing sowie im Journalismus sorgt er dafür, dass die Inhalte der Württembergischen so viel klare Kante zeigen wie ihr Slogan.

Gut, dass sich die allermeisten Dokumente im Ernstfall erneut ausstellen lassen – allerdings oft gegen eine Gebühr.